時間を損する理由を徹底解剖

仕事をしていたら、いつの間にかもう日が暮れてる、まだ仕事が全然片付いてないのに。ってことは、ありませんか？今回は、仕事がはかどらないの理由を考えたいと思います。

まず、仕事が予定通りに進まない理由は、外的要因と内的要因にわけることができます。外的要因は、会議があったり、取引先の相手の都合に合わせたりと、自分ではどうすることもできないことです。これは、自分が社長にでもならない限り、改善していくのは難しいでしょう。しかし、内的要因は違います。

内的要因とは、
1. 仕事に手を付けるまでの時間
2. 始めてからの効率
がキーとなります。

まず前者ですが、仕事を始めるまでに、面倒くさがってなかなか手を付けないことがあります。人としゃべってしまったり、つい違うことをしてしまうことはよくあります。

この面倒くさい原因の一つとして、"どうやってやるかを考える" ことから始めるから労力を使うのです。つまり、行き当たりばったりを繰り返すのです。そこで、一度うまくいったことをマニュアル化するのです。そうすることで、次にやるときはそのマニュアルを見て、すぐに取り組むことができます。このマニュアルに関しては、泉正人さんの

最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術

にも紹介されており、さらにこのマニュアルをみんなで共有することによって、自分の仕事を人に任せることができます。つまり、マニュアルを作成する手間 (=投資) をかけることによって、自分の時間を増やすことができます。

次に、始めてからの効率化については、前回にも紹介した茂木健一郎さんの

脳を活かす勉強法

の「タイムプレッシャー』で、制限時間を設定することによって、その仕事に集中することができます。

また、この仕組みを会社で取り入れたのが、トリンプ元社長の吉越浩一郎さんです。その著書として、

デッドライン仕事術 (祥伝社新書 95)


「残業ゼロ」の仕事力

などがあります。デッドラインを明確化し、残業を強制的にさせないことによって、集中力を高めていったのです。

私は、このタイムプレッシャーを行うツールとして、キッチンタイマーを使っています。実験をする仕事の関係でタイマーをよく使うのですが、それを応用したのです。

最初は、何時までにこの仕事を終わらせると決めてかかっても、どうしても終わらないとズルズル引きずってしまいました。しかし、タイマーを設定するとその時間に必ず鳴るので、そこで時間の区切りがつきます。今回は、この時間で終わらなかったから、次はもっと効率化を目指そうとか。あと、休憩時間もタイマーが鳴ることで、頭を切り替えやすくなります。

人によっては、あらかじめ話が長い人と会話する前にタイマーを設定して、話を切り上げるきっかけにしているようです。同じ手を何度も、あからさまにやると心証が悪いので気をつけましょう。

皆さんが、仕事でキッチンタイマーを持っているのも、違和感があると思うので、携帯のタイマーなどがおすすめです。

金時まめ知識のまとめ

1. うまくいった仕事をマニュアル化し、仕事に取りかかるまでの時間を稼ごう！

2. タイマーを使ってデッドラインを明確化し、集中力をアップさせよう！