タスクリストで効率化を 〜その２〜

前回タスクリストの活用法について述べてきた。そして，タスクをこなすやり方について大きく分類すると，以下の二つに分けられる。

1. 物事に順番をつけずに，片っ端からやってしまう。
2. 効率的に行えるように順序を組み立ててから行う。


今回は，２番目のタスクリストを作成してから，まず効率的に行えるように順番を組み立ててから行う方法について，紹介したい。

この方法については，藤沢晃治さんの本に紹介されている。
頭のいい段取りの技術


まず，いくつかの作業に対して，完了させないと次に進めない場合は，その順番を決める。次に，並行して作業を行うために，どの仕事が一番時間がかかるかと言った，作業の律速段階を見つける。それをクリティカルパスと呼んでいる。そのクリティカルパスを最優先させ，その間に他の仕事の時間としてあてることで，時間の無駄を最小限にし，かつ無駄な労力も削減することが出来る。

これを家事に例えると，掃除，洗濯，片づけ，料理，とあった場合に，掃除の前に片づけを行いたいので，片づけ→掃除になる。また，料理が一番時間がかかるとすると，料理をする時間を先ず決めてから，煮込んでいる時間などの料理の合間を使って，他の作業をこなす。

前回のとりあえず出来ることからやっていく方法と比べると，今回の方が効率的であると思われるのだが，クリティカルパスを見出すのには，ある程度の準備や経験が必要である。そこで，クリティカルパスを効率よく見つけだしていく為に，泉正人さんの本に紹介されているような，各ステップのマニュアルを作ってしまえば，毎回頭を悩ませることも少なくなる。

最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術



現在の私は，まずタスクリストを作成し，空いている時間を見て，出来ることはどんどんやっていく。以前のように，ただ頭の中で考えながらやっていたときと比べると，やり忘れも無くなり，時間も余裕が出来てきた。そして，余った時間にマニュアルを作成し，効率化よくクリティカルパスを見つける準備をしているところである。

「タスクリスト」で検索すると，色々なやり方が書いてあるブログや書籍の紹介などがある。まだ，私の方法は発展途上なので，これからさらに進化させ，順次報告していきたい。


金時まめ知識

クリティカルパスを見つけ，効率的にタスクをこなす。

タスクリストで効率化を！ 〜その１〜

"レバレッジで時間を増やす!?" や " 時間を損する理由を徹底解剖" で，時間を効率よく使って仕事をすることを書いてきた。今回は，タスクリストの使い方について紹介したい。

もうお使いの方も多いと思うが，タスクリストとは，Task=作業課題をリスト化したものだ。これから行っていく作業を単に箇条書きしたものである。 To do リストなどとも呼ばれているが，レバレッジ・シンキングの本田直之さんは，To do という言葉よりも，タスクという方が自ら行う能動的な意味合いが出るそうなので，こちらを使っている。

"メモのススメ"でも紹介したが，人は次の日には９割のことを忘れている。そう考えると，その日の内でも，やるべきことを忘れてしまうこともあるだろう。特に，忙しくなればなるほど。そこで，まずやるべきことが思いついたら，すぐにメモに残してしまう。

次に，ここからが人によって異なるが，大きく分けると，

1. 物事に順番をつけずに，片っ端からやってしまう。
2. 効率的に行えるように順序を組み立ててから行う。

1. の方では，とりあえずやってみよう。やってみなければわからない。という考え方で，順番を考えている時間すら勿体ないという考え方です。このやり方を実践されているのは，トリンプの元社長，吉越浩一郎さんの本に詳しく紹介されている。この方法は，とにかく回転を良くすることで，仕事の効率化を図ろうとしている。そして，デッドラインというプレッシャーによって，その回転を維持し続けるのだ。

デッドライン仕事術 (祥伝社新書 95)



もう一つ，１と２の間ぐらいの考え方として，泉正人さんの方法が，この本に紹介されている。この方法では，仕事自体に順番をつけることはしないが，タスクリストの中で，時間的に今できることから，どんどん片づけてしまう方法だ。泉さんは，マニュアル化で効率化を行っているので，仕事にかかる時間もほぼ把握できている。その為に，時間によって優先順位を決めることで，仕事をさくさくこなせるという。

最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術



２．の方法については，藤沢晃治さんの本に紹介されている。この方法については，次回詳しく述べたいと思う。

頭のいい段取りの技術



金時まめ知識

やるべきことは，タスクリストとして管理しよう。